7 ting du kan lære af vores ISO-certificeringsrejse

Så kan du måske lære noget af vores erfaring, for Ecograf er nemlig et 2 x ISO-certificeret trykkeri.

Vores rejse mod ISO-certificering har taget lidt over et år - fra da vi startede projektet og indtil vi havde certifikaterne hængende på væggen - og i den tid har vi samlet på værdifuld indsigt og gode kompetencer.

Kunne vi have gjort det hurtigere? Sikkert.

Men så ville gevinsten havde været betydeligt mindre.

1. Afklar formålet med din certificeringsproces. ISO-certificeringer kan opnås på to måder:

Hurtigt: Et konsulenthus/rådgiver giver dig en række blanketter, som du udfylder til bedste evne. De hjælper dig med at udfylde resten, så de basale krav i standarderne opfyldes.

Dette kan lade sig gøre, fordi standarderne ikke stiller krav til bestemte metoder for, hvordan planlægning, eksekvering, evalueringer mm. skal laves. Ulempen er dog, at det eneste, som du får ud af processen, er et stykke papir på væggen.

Grundigt: Du investerer tid og ressourcer på at kigge hele din virksomhed igennem, fra top til tå. Det er dyrt, men til gengæld er der kæmpe gevinster, bl.a:

• Du kommer til at ensrette og optimere processer og arbejdsgange, så flowet bliver så gnidningsfrit som muligt.
• Du får analyseret alle mulige risici, så du ved, hvor truslerne er og hvad du skal gøre for at undgå dem.
• Certificeringen kommer under huden på alle medarbejdere, for "ISO" bliver en del af deres dagligdag og "bare" den måde, de gør tingene på.
• Du bliver i stand til at indsamle en masse brugbar data og dokumentere dit arbejde, påstande og udvikling.
• Du etablerer et grundlag for bevidst, strategisk, databaseret beslutningstagning - hvis ikke du har det endnu.
• Du implementerer ledelsesværktøjer, der vil understøtte din forretnings udvikling.
• Du bliver skarpere på det du kan, det du skal, og det, som forventes af dig.

2. Ledelsessystemet rammer hele virksomheden, og ikke kun ledelsen - hvis det skal gøres rigtigt. Vær derfor klar til at inddrage alle medarbejdere i rejsen.

Det er selvfølgelig ikke alle, der skal kende systemet lige godt, men der er enorm værdi i at få input fra alle relevante medarbejdere, når de forskellige dele af ledelsessystemet designes. På den måde er det også meget nemmere at få systemet implementeret bagefter.

3. Er det en mindre virksomhed - og især en produktionsvirksomhed - og vil I ISO-certificeres, så burde I som minimum påpege en tovholder, dvs. en medarbejder der 1) holder overblik og styrer projektet og 2) bliver ved med at banke på døren og spørge "Hvornår mødes vi og laver ISO?".

Det er (måske) den eneste måde at undgå, at projektet drukner i den daglige drift.

4. Forbered dig selv og din virksomhed på at skulle nedprioritere andre projekter, hvis I vælger at gå på en ordentligt certificeringsrejse. Vores største fejl var nemlig at være lidt for ambitiøse/optimistiske og ville køre vores ISO-projekt parallelt med andre udviklingsprojekter. Det blev kaotisk og stressende til sidst.

5. Hold altid disse tre vigtige elementer i baghovedet, når du bygger dit ledelsessystem:

○ Procesorientering, som indebærer systematisk definering og styring af processer og deres samspil.
○ PDCA-cyklussen, dvs. Plan, Do, Check, Act, til ledelse af processer og systemet.
○ Den risikobaserede tankegang. Sæt dine ressourcer i spil dér, hvor der er risiko for problemer. På den måde kan du gennemføre forebyggende handlinger og fjerne potentielle afvigelser.

 6. Forstå, at certificeringen er starten af rejsen og ikke slutningen. En af søjlerne i ISO-standarderne er løbende forbedringer. Dvs. at der er en forventning om, at du fra år til år kan dokumentere en positiv udvikling. Derudover skal selve systemet også vedligeholdes, inkl. overvågning, måling, analyse og evaluering af systemets effektivitet.

7. Drag nytte af sammenhængen mellem ledelsessystemer. Er du en SMV kan det være, at du kan gøre brug af grønne tilskudsordninger til at hjælpe dig med ISO14001. Den gode nyhed er, at alt, som du lærer og opbygger i den forbindelse, kan du bagefter bruge til at udvide dit ledelsessystem og få endnu en certificering, f.eks. ISO9001. Standarderne har nemlig mange ligheder og overlap.

Det er ingen hemmelighed, at det, at blive et ISO-certificeret trykkeri, har været en stor investering af både penge, tid og opmærksomhed. Især fordi vores formål altid har været, at maksimere gevinsten for hele virksomheden.

Ligesom alt andet i huset: vi gør det ordentligt eller også gør vi det ikke.

Vil du høre mere om vores certificeringsrejse eller hvad vores certificeringer betyder for dig som kunde?

Så kom gerne forbi og få en snak. Vi deler gerne af vores viden.